บทสนทนาใน Chat ที่สร้างความรำคาญให้กับทีม (อย่าทำ!)
คำเตือน: บทความนี้เป็นเรื่องราวที่เกิดขึ้นจริง ตัวอย่างเป็นของจริง แต่ผู้เขียนไม่ได้มีเจตนาจะกล่าวว่า หรือพาดพิง เพียงแต่ต้องการเสนอแนะวิธีการที่เหมาะสมในการสื่อสารกับทีม หากผู้ที่อยู่ในบทความนี้มาพบเห็น ขอให้ทราบว่าผู้เขียนมีเจตนาดีไม่ได้กล่าวว่าแต่อย่างใดนะครับ
วันก่อนมีน้อง senior ของทีม application support มาปรึกษากับผมว่า จะแนะนำเรื่องการสื่อสารกับน้องในทีมอย่างไรดี เพราะว่าเขาได้รับ feedback มาว่า บทสนทนาใน Chat ของน้องคนนั้นสร้างความรำคาญ โดยประเด็นที่เป็นปัญหา ผมพอจะสรุปได้เป็นดังนี้
- หา main idea ของเรื่องราวไม่เจอ สรุปแล้วปัญหาคืออะไร
- ที่พิมพ์ไปส่วนใหญ่เป็นน้ำ ประมาณ 70%
- คิดปุ๊บ พิมพ์ปั๊บ สักพักเปลี่ยนใจปุ๊บ ก็พิมพ์ปั๊ม ไม่ค่อยกลั่นกรองก่อนพิมพ์ ทำให้คนอื่นรำคาญ
คือปัจจุบันเราทำงานผ่านโปรแกรม chat ต่างๆกันมากขึ้นกว่าแต่ก่อน ดังนั้นมันอาจจะเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องมีการสื่อสารผ่านข้อความ electrinic มากขึ้น แต่ถึงกระนั้น มันก็ยังเป็นบทสนทนา และมีแนวทางในการสื่อสารอยู่ ไม่ใช่ว่าจะพิมพ์อะไรลงไปก็ได้ ลองมาดูตัวอย่างบทสนทนาเจ้าปัญหานี้กันครับ
“เครจ้า”
“พี่แจ้งแบงคไปละ”
“stand by ไว้หน่อยน่า เผื่อเค้าอยากให้รันมือ”
“หรือพี่ทำได้เลยไหม”
“เหมือนโอม เคยสอนพี่ปะ”
“เอะ แต่เดียวนะ”
“มันไป server ใหม่ละนิ”
“งั้นรอ ถึงสามทุ่มละกัน”
“ถ้าเค้าไม่ตอบ พร่งนี้ หรือ วันจันค่อยว่ากัน”
สาบานว่าประโยคด้านบนคือเป็นบทสนทนาที่มาจากคนๆเดียวครับ … คือผมพยายามถามหลายๆคนละว่ามันสร้างความน่ารำคาญไหม ทุกคนตอบเป็นเสียงเดียวกันว่า “น่ารำคาญ”
ในขณะที่ปลายทางตอบกลับมาสั้นๆว่า
“ค้าบ”
ทีนี้ถ้าเราจะปรับปรุงบทสนทนานี้ เราควรจะเขียนอย่างไรดี ลองมาดูตัวอย่างที่เป็นผมพิมพ์
“โอเคจ้า พี่แจ้งแบงค์ไปแล้ว ยังไงโอมช่วย standby ไว้หน่อยนะ เผื่อเขาอยากให้เรา run manual
ถ้าเขาไม่แจ้งอะไรมาก่อนสามทุ่ม เราก็รอดูผลพรุ่งนี้ หรือวันจันทร์แทนนะ”
ผู้อ่านคิดว่ายังไงครับ มันดูดีขึ้นไหม อย่างน้อยๆ บรรทัดมันมีจำนวนน้อยลง (หรือบางทีมันอยู่ใน Chat เดียวนี่ล่ะ เพราะใน 1 message เราสามารถกด Alt + Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ได้อยู่แล้ว) และมันเป็นสิ่งที่ชัดเจน ตัดสิ่งที่ไม่ใช่ออกไปก่อนที่เราจะกด Enter เพื่อส่งข้อความ
ทีนี้ถ้าให้ผมสรุปสิ่งที่เป็นข้อคิดหรือแนวทางการปรับปรุงในการสนทนา ขอรวบรวมเป็นข้อๆดังนี้
- สรุปประเด็นสิ่งที่เราต้องการจะสื่อสารก่อนทุกครั้ง
ไม่ว่าจะเป็นการสนทนาแบบ online chat หรือจะเป็นการสนทนาทั่วไป ผู้ส่งข้อความสนทนา จำเป็นต้องคิดก่อนพูดหรือเขียน โดยคิดเสมอว่า เราจะส่งสารไปหาใคร, เรื่องอะไร, รายละเอียดที่ชัดเจนเป็นอย่างไร, ผลลัพธ์ที่คาดหวังเป็นอย่างไร โดยเฉพาะเรื่องการเรื่องงานแล้ว ควรสรุปกับตัวเองให้ได้ก่อน จะได้ลดโอกาสผิดพลาด - ตั้งสติก่อนกด Enter และใช้ข้อดีของ chat ให้เป็นประโยชน์
ข้อดีของการเป็น chat มันคือการพิมพ์นี่ล่ะ เพราะเราสามารถพิมพ์แล้วอ่านมันก่อนที่จะกดส่งได้ ไม่เหมือนคำพูด ที่พูดแล้วคือพูดเลย แก้ไขสิ่งที่เราพูดไปได้ยาก
ดังนั้นสิ่งที่สำคัญมากๆคือการ review message ของเราเอง ว่าถ้าเราเป็นคนรับสารนี้ จะอ่านแล้วเข้าใจหรือไม่ ดังนั้น chat มันมีเวลาให้เราปรุงแต่งคำพูด แก้ไขก่อนที่จะส่งไปได้ หรือบางทีส่งแล้วยังสามารถลบได้เลย ดังนั้นใช้ Feature เหล่านี้ให้เป็นประโยชน์ครับ - พิมพ์ให้ถูกต้องที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
เรื่องนี้ใครไม่เน้น แต่ผมค่อนข้างเน้น … คือเราสามารถพิมพ์พูดเล่น ประโยควัยรุ่น ไทยคำ อังกฤษคำ ก็ได้ถ้ามันสื่อความหมายชัดเจน แต่คำที่มันควรถูกก็ควรจะพิมพ์ให้ครบ พิมพ์ให้ถูก เช่น แบงค์, หน่อยนะ, พรุ่งนี้, วันจันทร์ (ลองย้อนกลับขึ้นไปดูบทสนทนาด้านบน ผมไม่ได้พิมพ์ผิดนะ แต่น้องเขาพิมพ์ผิดมา ผมเลย copy มาให้เห็นชัดๆว่ามันผิดจริงๆ) และเรื่องนี้ยิ่งสำคัญมากกับผู้หญิงครับ โดยเฉพาะการใช้ คะ/ค่ะ ให้ถูกต้อง ทุกวันนี้เวลาผมเห็นผู้หญิงที่ใช้สองคำนี้ไม่ถูกต้อง ผมอยากให้เขาไปตายจนกว่าจะได้เกิดใหม่เป็นผู้ชายครับ เพราะขนาดผมเป็นผู้ชายที่ไม่ได้ใช้สองคำนี้ในทุกๆวัน ผมยังใช้ได้ถูกต้อง แต่นี่คุณเป็นผู้หญิงแท้ๆยังใช้ไม่ถูก ก็แนะนำให้ไปแปลงเพศครับถ้าไม่อยากตายจริงๆ - จำนวนบรรทัดมีผลมากในการสร้างความน่ารำคาญ
ตามหัวข้อเลย คือมันมีผลจริงๆ ลองนึกสภาพว่าคุณไม่ได้เปิดอ่านแชท เพราะอาจจะติดงานอยู่หรืออะไรก็ตาม แล้วพอคุณว่าง คุณเปิด chat ขึ้นมาดู แล้วเจอคนๆเดียวพิมพ์มาเป็นพรืด แถมยังจับใจความไม่ได้ เหมือนคนขี้แบบท้องเสีย ไหลจ๊อกๆ แต่เนื้อขี้ไม่ค่อยมี มีแต่น้ำเหลวๆ…. เป็นคุณจะรู้สึกยังไง ดังนั้นในเรื่องที่เราจะสนทนา ก็ควรมีบรรทัดต่างๆให้เหมาะสม ลองนึกสภาพว่าคุณอ่านไป 9 บรรทัด แต่สรุปแล้วมันคือเรื่องเดียวที่สามารถเขียนจบได้ใน 1–2 บรรทัด มันก็ไม่ควรหรือเปล่า? - ถ้าเป็นเรื่องด่วน อย่าใช้ Chat เป็นช่องทางหลักในการสื่อสาร
คือเรื่องนี้มันเป็นปัญหาระดับชาติเลยล่ะ คือมีเรื่องด่วนมากๆ แต่ยังพิมพ์มาทาง chat ไม่รู้ว่าโง่ ไม่รู้สถานการณ์ หรืออะไรกันแน่ครับ?? คือถ้าเรื่องด่วนคุณกดโทรมาเลยครับ และอย่าโทรผ่าน Feature ของ Chat เพราะบางทีมันไม่แจ้งเตือน… ทุกวันนี้มือถือของทุกคนยังคงมี sim นะครับ และเป็นหน้าที่รับผิดชอบของทุกคนในทีมที่จะมีเบอร์มือถือของคนที่สำคัญๆ บางเรื่องที่สำคัญๆมันจบด้วยเวลาไม่กี่นาทีถ้าโทรคุย แต่ถ้าคุณยังพิมพ์ ถ้าเขาไม่ว่างก็รอไปเถอะ
เรื่องราวก็เป็นประมาณนี้ครับ ตัวผมเองก็แนะนำ senior คนนั้นไปว่า ให้ลองคุยกับน้องคนนั้นดู แต่ว่าให้คุยกันใรแง่ว่า เราไม่ได้จะว่าเขา แต่อยากให้พัฒนาตัวเองให้ดีขึ้น และเป็นภาพลักษณ์ที่ดีให้กับทีม เพราะจริงๆแล้วตัวน้องคนนี้เขาทำงานดีมากครับเพราะผมก็เห็นในการพัฒนาของเขา แต่สิ่งนี้ มันก็แค่อีกสิ่งนึงที่สามารถปรับปรุงได้ และมันจะส่งเสริมเขาในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
