การเตรียมการนำเสนองานอย่างประสิทธิภาพ (Preparing an effective presentation)

ในหลาย ๆ จุดของโครงการคุณจะต้องส่งงานนำเสนอให้กับสมาชิกในทีม, Key Stakeholder, ผู้บริหารระดับสูงหรือลูกค้า

วันนี้ผมจะมานำเสนอใช้เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เพื่อช่วยเตรียมการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ

โดยใช้หลักการ 3 P ซึ่งมีหัวข้อดังนี้

1. Preparation —การเตรียมตัว
2. Practice — การฝึกฝน
3. Presentation — การนำเสนอ

1. Preparation — การเตรียมตัว

เป้าหมายต้องชัดเจน

มีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการผลลัพธ์จากการประชุมจากนั้น วางกรอบการสนทนาโดยคำนึงถึงเป้าหมายนั้น ตัวอย่างเช่น “เราต้องการ Developer สองคนที่เคยทำงานในนี้มาก่อน” แทนที่จะเป็น “เราต้องการ Resource เพิ่มเติม”

หาข้อมูลล่วงหน้า และนำไปสู่ความคาดหวังจากการนำเสนอ

ถามหัวของคุณหรือตรวจสอบกับ Key Stakeholder ที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายการนำเสนอของคุณ หาข้อมูลและคุณคร่าวๆล่วงหน้าก่อนจะันัดหมายการประชุม เพื่อที่ว่าจะได้ Feedback มาก่อน และเป็นประโยชน์ต่อการประชุม

และถ้าคุณเป็นคนนำเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจอย่างชัดเจนว่าเป้าหมายการนำเสนอของคุณคุณอะไร และผู้ฟังจะได้อะไรจากการนำเสนอครั้งนี้

สร้าง Presentation และการนำเสนอ

ระบุบรรทัดแรกหรือหัวข้อสำหรับแต่ละสไลด์ซึ่งเป็นประเด็นหลักหนึ่งประโยค

สร้างหัวข้อรองที่สนับสนุนหัวข้อหลักสัก 2–3 Bullet หรืออาจจะเป็น Visualize ก็ได้สนุนสองสามจุดที่เพิ่มความน่าสนใจให้กับบรรทัดแรกเช่นเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยแผนภูมิข้อมูล ฯลฯ

ลำดับข้อมูลและเหตุการณ์ที่ให้สอดคล้องและเป็นเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกัน ผู้ฟังจะได้ไม่สับสน

จำกัดจำนวนสไลด์ใน Presentation หลัก ในขณะเดียวกันเราอาจจะสร้างสไลด์สำรอง (Back up slide) ในกรณีเป็นข้อมูลสำหรับคำถามที่อาจจะเกิดขึ้นได้

จำกัดคนที่เข้าฟัง

เชิญเฉพาะผู้เข้าร่วมที่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่น หรือพูดง่ายๆคือมีอำนาจในการตัดสินใจเรื่องนั้นจริงๆ อย่าเชิญคนที่ไม่เกี่ยวข้อง เพราะเขาอาจจะทำให้นอกประเด็นหรือแม้กระทั่งทำตัวเป็นอุปสรรคขัดขวางได้

และถ้าเป็นไปได้เราควรส่ง Presentation ให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้อ่านก่อนล่วงหน้า

หากลยุทธ์ในการจูงใจผู้ฟัง

เราอาจจะใช้เรื่องราว ยกตัวอย่าง และย้ำประเด็นสำคัญอยู่เสมอๆในระหว่างการนำเสนอก็ได้

เริ่มต้นด้วยบทนำที่หนักแน่น ให้เวลาเตรียมการมากขึ้นในการเริ่มต้น โดยเฉพาะเรื่องราวความเป็นมาของโครงการ ปัญหา หรือเรื่องราวที่เกิดขึ้นในอดีต เพื่อปูพื้นฐานให้กับผู้ฟัง จะได้ไม่งงและเกิดคำถามคั่นกลาง

การเริ่มต้นสำคัญที่สุด เพราะถ้าคุณนำเสนอช่วงต้นได้ดีมากเท่าไหร่ หรือทำให้ผู้ฟังสนใจคุณได้มากเท่าไหร่ ในช่วงถัดๆไปผู้ฟังจะยิ่งสนใจคุณมากขึ้น รวมถึงคุณเองก็จะมีความมั่นใจมากขึ้นเท่านั้น

2. Practice —การ ฝึกฝน

ให้ผู้ฟังสังเกตและสนใจสไลด์

เราอาจจะใช้ Poiter ชี้พร้อมกับพูดว่า “สำหรับส่วนสำคัญตรงนี้….” หรือ “อย่างที่กล่าวไปข้างต้น…” หรือ “ลองดูกราฟส่วนนี้…” เพื่อให้ผู้ฟังสนใจมากขึ้น หรือเก็บไว้เป็นข้อมูลในใจ เพราะสไลด์ถัดๆไปเราอาจจะอ้างอิงข้อมูลส่วนนี้อีกครั้ง

ฝึกซ้อมกับทีม

หากจะมีผู้นำเสนอมากกว่าหนึ่งคนให้รวบรวมสิ่งที่แต่ละคนจะพูดและวิธีที่คุณจะจัดการการนำเสนอ

เราอาจจะลองซ้อม Presentation กับทีม และ ลอง (ถาม — ตอบ) โดยคาดเดาประเภทของคำถามที่ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณอาจจะถาม เพื่อให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับการตอบกลับที่รวดเร็วและมั่นใจ นอกจากนี้ให้ฝึกฝนสิ่งที่คุณจะตอบกลับ ในกรณีที่คุณถูกถามด้วยคำถามที่คุณไม่รู้คำตอบ

อย่างไรก็ตามให้เตรียมตัวในสถานการณ์เลวร้ายสุดๆด้วย เช่น หนึ่งในทีมที่ต้อง present ป่วย หรือไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ ดังนั้นเป็นการดีที่สุด ถ้าคุณเตรียมพร้อมที่จะจัดการประชุมและนำเสนอข้อมูลทั้งหมดด้วยตัวคุณเองได้

หาเวลาฝึกซ้อมส่วนตัว

เมื่อคุณระบุสิ่งที่คุณต้องการพูดได้แล้ว ให้ฝึกพูดหน้ากระจกหรือบันทึกเสียงหรือวิดีโอของตัวเอง วิธีนี้อาจช่วยให้เห็นว่า ควรเปลี่ยนถ้อยคำพูดอันไหนที่ไม่ชัดเจนคลุมเครือ หรือสร้าง Dead air หรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้ปรับปรุงก่อนวันนำเสนอจริง

พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด

คุณต้องแสดงให้ผู้ฟังเห็นว่าคุณปรับตัวกับสถานการณ์ในที่ประชุมได้และรู้เรื่องที่คุณนำเสนอ ลองถามตัวเองว่า

• หากเวลาไม่เพียงพอในการนำเสนอจนจบ คุณสามารถสรุปประเด็นสำคัญได้อย่างรวดเร็วหรือไม่?
• คุณสามารถปรับเปลี่ยน หรือลำดับเนื้อหาตามสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมของคุณได้หรือไม่?

3. Presentation-การนำเสนอ

อย่านอกเรื่อง

สิ่งนึงที่จะช่วยคุณได้คือการมี Agenda ระบุว่าคุณจะพูดเรื่องอะไรบ้างตามลำดับ และกำลังแก้ปัญหาอะไร

บอกผู้ฟังว่าทำไมเราถึงมาประชุมกันที่นี่ และบอกถึงเป้าหมายที่คุณอยากให้พวกเขาช่วย หรือตัดสินใจ

ในกรณีที่มีการนอกเรื่องคุณควรที่จะตบกลับเข้าประเด็นให้แนบเนียน และไม่เป็นการเสียมารยาทด้วย

วางข้อกำหนดพื้นฐาน หรือ Set ground rules ในห้องประชุม เช่น คุณอาจจะแจ้งผู้เข้าประชุมว่า คุณขอ Present ถึงจุดนึงก่อน แล้วจะขอเปิดโอกาสให้ถามเป็นช่วงๆ หรือในภายหลัง หรือ ถ้าหากไม่สามารถตัดสินใจได้ คุณจะขอข้ามหัวข้อดังกล่าวไปก่อนเพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาใน Agenda อื่นๆ

ตรวจสอบและพร้อมจะปรับปรุงการนำเสนอของคุณ

สังเกตผู้ฟังสม่ำเสมอจากอากัปกิริยาของเขา ว่าเข้าใจหรือดูเหมือนจะมีคำถามหรือไม่ หากเรารู้ตัวว่าส่วนที่เราอธิบาย ผู้ฟังดูเหมือนไม่เข้าใจ เราอาจจะเปิดโอกาสให้ถาม เพื่อที่เราจะได้ปรับปรุงการนำเสนอในลำดับถัดไปได้ คือ นำเสนอไปก็ adapt ไปด้วย

นอกจากนี้อาจจะต้องดูว่าเราพูดเร็วหรือช้าไปหรือไม่อย่างไร คุณอาจจะถามผู้ฟังด้วยก็ได้ว่า เร็วไปไหม

ติดตามผลลัพธ์

หากเป็นไปได้ให้ส่งอีเมลติดตามผลพร้อมบันทึกสรุปรายงานการประชุม พร้อมกรอบเวลาต่างๆตามข้อสรุปในที่ประชุม

นอกจากนี้ในแง่ของการนำเสนอของคุณ คุณอาจจะโทรศัพท์ หรือซักถามตัวต่อตัว กับหัวหน้าของคุณหรือผู้ฟังหลัก ว่าที่เรานำเสนอไปนั้น เข้าชอบหรือไม่ อยากให้เราปรับปรุงในส่วนไหนให้ดีกว่านี้

นอกจากหลักการ 3 P ที่ใช้ในการเตรียมการนำเสนอของคุณแล้ว การจัดการการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ก็เป็นอีกเทคนิคนึงที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งผมได้เขียนเทคนิคส่วนตัวไว้ตามลิงค์บทความด้านล่างนี้

ประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

หวังว่าบทความทั้งหมดนี้ จะช่วยให้การ presentation เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นสำหรับคุณครับ