10 จุดข้อผิดพลาดที่ Project Manager / Scrum Master ทั้งมือใหม่และมือเก่ามักเข้าใจแบบผิดๆ
การบริหารโครงการเป็นสิ่งที่มีความซับซ้อนและต้องการความรอบคอบในการดำเนินงานอย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบ Predictive เช่น Waterfall หรือ Adaptive เช่น Scrum แต่ก็ยังมีบางจุดที่ Project Manager หรือ Scrum Master บางครั้งอาจเข้าใจแบบผิดๆ ซึ่งอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพและคุณภาพของโครงการได้ ดังนั้นเราจึงจะมาเสนอ 10 จุดข้อผิดพลาดทั้งมือใหม่และมือเก่ามักเข้าใจแบบผิดๆ ให้ทราบ
โดยจะแบ่งออกเป็น Predictive 5 ข้อ และ Adaptive 5 ข้อ ดังนี้
Predictive (เช่น Waterfall)
- เข้าใจว่าทุกอย่างถูก Plan ไว้แล้ว เปลี่ยนแปลงไม่ได้ หรือเปลี่ยนแปลงได้ยาก
ผู้บริหารโครงการอาจมองว่าแผนโครงการที่สร้างขึ้นต้องทำตามแบบที่วางแผนไว้ทุกข้อและเปลี่ยนแปลงไม่ได้ ซึ่งอาจทำให้ขาดความยืดหยุ่นในการปรับปรุงและปรับเปลี่ยนการดำเนินงานเมื่อเกิดสิ่งที่ไม่คาดคิดขึ้น ทำให้โครงการอาจพบปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขหรือปรับปรุงได้ทันที เช่น
- การเปลี่ยนแปลงของลูกค้า: บางครั้งลูกค้าอาจต้องการเปลี่ยนแปลงบางส่วนของโครงการ เช่น การเพิ่มหรือลดขอบเขตของงาน หากผู้บริหารโครงการไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่สามารถปรับแผนได้ อาจส่งผลให้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างเหมาะสม และอาจเสียโอกาสในการสร้างความพึงพอใจและความเชื่อมั่นจากลูกค้า
- การเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อม: สภาพแวดล้อมภายนอกอาจเปลี่ยนแปลงได้เสมอ โดยอาจมีการเปลี่ยนแปลงในเทคโนโลยี นโยบาย หรือกฎหมายที่ส่งผลต่อโครงการ หากผู้บริหารโครงการไม่เปลี่ยนแปลงแผนการดำเนินงานหรือไม่ปรับปรุงเทคโนโลยีให้เหมาะสม อาจทำให้โครงการไม่สามารถทำงานให้เป็นไปตามเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ การสร้างทีมที่มีความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับปรุงก็เป็นสิ่งที่สำคัญ เพื่อให้สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างเหมาะสม ในบางครั้งการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้โครงการสามารถประสบความสำเร็จได้
2. ไม่เข้าใจโครงการที่ทำ ดูแต่แผนงานอย่างเดียว
บางครั้งผู้บริหารโครงการอาจมุ่งเน้นเฉพาะแผนงานโครงการที่ได้รับมอบหมายมาเท่านั้น โดยไม่ให้ความสำคัญกับเข้าใจในรายละเอียดเชิงลึกของโครงการ นอกจากไม่ทำความเข้าใจแล้ว ยังไม่มีการตั้งคำถามในสิ่งที่กำลังทำอีกด้วย สิ่งนี้อาจทำให้พลาดการตรวจสอบและปรับปรุงขั้นตอนหรือการทำงานที่สำคัญในขณะที่โครงการกำลังดำเนินการ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของปัญหาที่อาจเกิดขึ้น:
- การพลาดในการตรวจสอบข้อกำหนด: การไม่ทำความเข้าใจในรายละเอียดของโครงการอาจทำให้ผู้บริหารโครงการพลาดข้อกำหนดที่สำคัญเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า เช่น ข้อกำหนดเชิงธุรกิจ หรือข้อกำหนดเทคนิค
- การพลาดในการตรวจสอบและปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน: การไม่มีการตั้งคำถามหรือการสำรวจขั้นตอนการทำงานที่สำคัญ เช่น การปรับปรุงกระบวนการทดสอบ การปรับปรุงการสื่อสารระหว่างทีม หรือการปรับปรุงการติดตามความคืบหน้าของโครงการ
ผู้บริหารโครงการควรให้ความสำคัญกับการเข้าใจโครงการที่ทำอย่างละเอียดและรอบคอบ รวมถึงการตรวจสอบและปรับปรุงขั้นตอนหรือการทำงานที่สำคัญในขณะที่โครงการกำลังดำเนินการ โดยการสื่อสารที่เปิดกว้างระหว่างทีมและการให้สนับสนุนในการตั้งคำถามและการวิเคราะห์โครงการเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้โครงการมีความสำเร็จและความเป็นไปตามเป้าหมาย
3. ใช้ Microsoft Project ยังผิดอยู่เลย
การใช้เครื่องมือสนับสนุนการบริหารโครงการเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ แต่ในบางครั้งผู้บริหารโครงการอาจใช้เครื่องมือเช่น Microsoft Project โดยที่ตัวเองขาดความรู้ความเข้าใจในตัวโปรแกรม ที่เห็นได้มากก็คือ
- การไม่กำหนด Baseline
- ไม่ได้ใช้ Tracking Gantt (ใช้แต่ Gantt Chart อย่างเดียว) เสร็จแล้วจะพบว่าเวลาขยับวัน ทำให้แพลนเละ แล้วต้องมาปรับใหม่ สุดท้ายก็โทษว่า Microsoft Project ใช้ยาก (แต่หารู้ไม่ ตัวเองใช้ยังไม่เป็นเลย)
- ไม่ Set up ปฏิทินก่อนการใช้งาน
- อื่นๆ อีกมากมาย
4. ไม่คำนึงถึงความสำคัญของการสื่อสาร
การสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการบริหารโครงการในรูปแบบ Predictive แต่บางครั้งผู้บริหารโครงการอาจไม่ให้ความสำคัญในการสื่อสารหรือไม่ตระหนักถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลไม่ถูกส่งตรงต่อผู้ที่เกี่ยวข้อง การสื่อสารที่ไม่เพียงพออาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดพลาด หรือในทีมได้รับข้อมูลที่เพียงพอสำหรับการทำงาน
5. ขาดการตรวจสอบและการประเมินความก้าวหน้า
ในรูปแบบ Predictive อาจมีข้อจำกัดที่ขาดการตรวจสอบและการประเมินความก้าวหน้าของโครงการอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งอาจทำให้ข้อผิดพลาดหรือปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ได้รับการตรวจจับและแก้ไขทันที การไม่มีการตรวจสอบความก้าวหน้าเป็นประจำอาจทำให้โครงการล่มหรือหมดเวลา เพราะไม่สามารถปรับแผนหรือตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปได้อย่างทันท่วงที
Adaptive (เช่น Scrum)
- ลดทอน Event หรือ Ceremony บางอย่างออกไป
บางครั้ง Scrum Master อาจเข้าใจผิดว่าการทำ Event หรือ Ceremony บางอย่างในกระบวนการ Scrum เป็นเพียงระยะเวลาที่เสียไปโดยไม่มีประโยชน์ และจึงพยายามลดทอนหรือตัดออกไป แต่จริงๆ แล้ว Event และ Ceremony เหล่านี้เป็นส่วนสำคัญในการสร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างทีมและส่วนที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะส่งผลให้ทีมมีความรู้สึกเชื่อมั่นและมีความเข้าใจที่เหมือนกัน
ตัวอย่างเช่น Sprint Review และ Sprint Retrospective เป็นโอกาสที่ทีมได้รับข้อมูลและ Feedback สำหรับการประเมินผลงานและปรับปรุงกระบวนการในรอบถัดไป หากลดทอนหรือตัดออกทีมอาจพลาดการวิเคราะห์และการประเมินผลที่จำเป็น ทำให้ไม่สามารถปรับปรุงและพัฒนากระบวนการได้อย่างต่อเนื่อง
2. ใช้ Story Point แบบผิดๆ
การใช้ Story Point เป็นวิธีการประเมินความซับซ้อนและความยากของงานในกระบวนการ Scrum แต่ในบางครั้ง Scrum Master อาจใช้ Story Point โดยไม่คำนึงถึงขั้นตอนและหลักการที่ถูกต้อง เช่นการใช้ Story Point เทียบแทน ชม. ของการทำงาน ทำให้การประเมินเสียเปรียบและเกิดความสับสนในการวางแผนและการประสานงานของทีม
แนะนำให้อ่านบทความนี้เพิ่มเติมเพื่อความเข้าใจเรื่อง Story Point
เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดดังกล่าว ควรให้ความสำคัญกับการเข้าใจหลักการใช้งาน Story Point ใน Scrum และการวางแผนโดยคำนึงถึงความซับซ้อนและความยากของงานอย่างถูกต้อง
3. องค์กรหรือทีมไม่มี Definition of Done
การมี Definition of Done (DoD) เป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดเกณฑ์และมาตรฐานที่ชัดเจนในการตรวจสอบงานที่สำเร็จแล้วในกระบวนการ Scrum อย่างไรก็ตามในบางครั้ง องค์กรหรือทีมอาจไม่มีการกำหนด Definition of Done อย่างชัดเจน ทำให้เกิดความกำกวมในการประเมินความสำเร็จของงานและการวางแผนการทำงานในขั้นตอนต่อไป
เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว ควรสร้างและกำหนด DoD ที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายสำหรับทีมหรือองค์กร ทำให้ทุกคนมีความเข้าใจเหมือนกันเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้งานถือว่าสมบูรณ์และพร้อมส่งมอบ การสร้าง Template หรือ Document ที่กล่าวถึง DoD ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรหรือทีม จะช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและเต็มที่ยิ่งขึ้น
4. ไม่มี Sprint Goal
Sprint Goal เป็นเป้าหมายที่ต้องการให้ทีมทำในระยะเวลาของ Sprint ในกระบวนการ Scrum อย่างไรก็ตาม บางครั้ง Scrum Team ไม่มีการกำหนด Sprint Goal ซึ่งอาจทำให้ทีมขาดความชัดเจนในการเน้นทำงานใน Sprint ที่ต้องสำเร็จก่อนสิ้นสุดระยะเวลา ส่งผลให้เกิดปัญหาและความไม่ชัดเจนในการทำงานของทีม ดังนี้:
- ขาดเป้าหมายที่ชัดเจน: การกำหนด Sprint Goal เป็นการเตรียมเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับทีมในระยะเวลาของ Sprint ซึ่งช่วยให้ทีมมีความเข้าใจเหมือนกันว่างานที่ต้องทำในระยะเวลานั้นคืออะไร โดยการกำหนด Sprint Goal ทีมจะมีแนวทางในการเลือกและเน้นทำงานในสิ่งที่สำคัญและสอดคล้องกับเป้าหมายนั้น หากไม่มี Sprint Goal ทีมหลงไปกับการทำงานที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือพึ่งพาความคิดส่วนบุคคลมากขึ้น ซึ่งอาจทำให้งานไม่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของ Sprint
- ขาดการวางแผนและการประสานงาน: Sprint Goal เป็นแหล่งแรงบันดาลใจในการวางแผนและการประสานงานของทีม โดยทีมจะกำหนดกิจกรรมและงานที่เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายของ Sprint ในกรณีที่ไม่มี Sprint Goal ทีมอาจไม่มีแนวทางในการวางแผนและควบคุมงานที่เกี่ยวข้อง ผลที่เกิดขึ้นคือการทำงานอาจไม่เป็นระเบียบ ไม่มีการกำหนดลำดับความสำคัญและการระบุความเร่งด่วนของงาน ทำให้ทีมไม่มีการประสานงานและทำงานอย่างไม่เป็นระบบ
การกำหนด Sprint Goal ที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญในการให้ทีมมุ่งหวังและทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุผลลัพธ์ที่เป้าหมายในระยะเวลาของ Sprint
5. ใช้งาน Jira หรือเครื่องมืออื่นๆ ไม่เต็มประสิทธิภาพ
การใช้เครื่องมือสนับสนุนการบริหารโครงการเช่น Jira หรือเครื่องมืออื่นๆ เป็นสิ่งที่ดีและมีประสิทธิภาพ แต่ในบางครั้ง Project Manager, Scrum Master หรือ Product Owner อาจไม่ได้นำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้ให้เต็มประสิทธิภาพ อาจเป็นเพราะขาดการฝึกอบรมหรือขาดความเข้าใจในการใช้งาน ซึ่งอาจทำให้ลดประสิทธิภาพในการติดตามและจัดการงานในโครงการได้
สรุป
การบริหารโครงการเป็นเรื่องที่ซับซ้อนและต้องการความเข้าใจที่ถูกต้องเพื่อให้โครงการมีประสิทธิภาพและความสำเร็จ ผู้บริหารโครงการไม่ว่าจะเป็น Project Manager หรือ Scrum Master ทั้งมือใหม่และมือเก่าควรระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น โดยให้ความสำคัญกับการเข้าใจโครงการในรูปแบบทั้ง Predictive (เช่น Waterfall) และ Adaptive (เช่น Scrum) อย่างถูกต้อง รวมถึงการใช้เครื่องมือสนับสนุนโครงการให้เต็มประสิทธิภาพ
